Déclaration de confidentialité

Déclaration relative à la protection des données

La présente Déclaration relative à la protection des données (désignée ci-après la « Déclaration ») définit la manière dont IDA Foundation collecte, utilise et partage vos données personnelles, et les droits que dont vous disposez sur les données personnelles en notre possession. La présente Déclaration s’applique au traitement des données personnelles des fournisseurs et des clients passés, présents et éventuels d’IDA Foundation.

Qui sommes-nous ?

IDA Foundation est une organisation indépendante à visée sociale qui distribue des médicaments et du matériel médical à des acteurs de la santé partout dans le monde, au meilleur prix possible. IDA Foundation met tout en œuvre pour proposer une offre de services complète, de la sélection des fournisseurs et l’approvisionnement à la livraison. Nous assurons également des services de stockage, d’assurance qualité, de documentation, d’assurance et de transport.

Adresse de notre siège
Slochterweg 35
1027 AA Amsterdam
Adresse Postale
P.O. Box 37098
1030 AB Amsterdam
Pays-Bas
Tel: +31 (0)20 4033051

Nos responsables du RGPD, Michiel de Goeje et Lieneke Krist, et la responsable de la protection des données Annemieke Jongbloed peuvent être contactés directement à l’adresse suivante :

privacy@idafoundation.org

Quelles données relatives à votre organisation traitons-nous ?

Les données que nous traitons sont pour la plupart d’ordre général, et ne contiennent aucune information sensible. Il s’agit par exemple de coordonnées auxquelles chacun peut avoir accès. Lorsque vous vous enregistrez en tant que client ou fournisseur d’IDA Foundation, les données que nous récupérons sont celles que vous nous transmettez lors de votre enregistrement sur notre site web, par courrier électronique et/ou par téléphone. Ces données se composent des renseignements ci-après.

Informations Générales
  • Coordonnées : ces données peuvent inclure le nom de votre organisation et le nom de la personne de contact, son adresse de courrier électronique, ses coordonnées postales et son numéro de téléphone.
Informations propres aux clients
  • Licence/agrément : pour être client d’IDA Foundation, vous devez posséder une licence ou un agrément qui prouve que vous êtes habilité par les autorités à exercer en tant que prestataire de soins. Une copie de ce document officiel est conservée dans votre fiche client afin de prouver que vous êtes autorisé à recevoir des médicaments et des fournitures médicales.
  • Informations financières : ces données nous sont nécessaires pour traiter le paiement des services que nous fournissons à nos clients.
  • Échanges : les échanges incluent les communications relatives à des commandes précédentes (par courrier électronique).
Vendeurs et tiers
  • Il s’agit de tout renseignement nécessaire pour la conduite de nos activités commerciales et pour la sélection de nos services et produits.

Comment obtenons-nous vos données ?

De manière générale, nous collectons les données que vous nous transmettez. Certaines informations en lien avec votre organisation peuvent nous parvenir d’autres sources, par exemple par l’intermédiaire de rapports rédigés par nos responsables régionaux ou nos agents locaux (c’est-à-dire des membres du personnel d’IDA Foundation).

Pourquoi traitons-nous vos données ?

1. Pour la prestation de nos services

IDA Foundation est amenée à traiter les données de partenaires externes (clients et fournisseurs) lors de la conduite de ses activités. Ces données se composent habituellement d'informations d’ordre général telles que la désignation de personnes de contact et leurs coordonnées, et nous permettent de communiquer avec vous à propos des commandes, des expéditions et de tout autre sujet en rapport avec nos prestations.

2. Par respect de l’obligation juridique

Concernant les fournisseurs, nous sommes amenés à traiter, outre les coordonnées des personnes de contact, des données utiles à l’assurance qualité afin de déterminer si nos founisseurs et les produits répondent aux recommandations et aux normes applicables.

3. Pour notre politique d’amélioration des services

L’analyse des données (par exemple relatives à de précédentes commandes) peut nous permettre de personnaliser nos services.

Sur quelle réglementation s’appuie l’utilisation de vos données ?

Nous traitons vos données personnelles pour une ou plusieurs des raisons exposées ci-après.

  • La bonne exécution du contrat, par exemple pour ce qui concerne la livraison des produits ;
  • Le respect d’une obligation juridique, par exemple la législation relative à la protection des données personnelles ;
  • Vous avez donné l’autorisation à IDA Foundation de traiter vos données, par exemple pour recevoir notre lettre d’informations ; Au cas où vous changiez d’avis concernant la réception d'envois de notre part, notre lettre d’informations vous donne la possibilité de vous désinscrire sans délai.

Comment garantissons-nous la sécurité de vos données ?

Nous apportons une grande attention au traitement de vos données et nous mettons tout en œuvre sur le plan technique et organisationel pour garantir le meilleur niveau de protection. Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles visant à protéger vos données de toute perte ou utilisation illégale. Ces mesures garantissent que vos données ne sont pas détournées lors d’une visite sur note site web ou lors de l’utilisation de nos systèmes informatiques. Elles visent également à protéger les lieux où sont stockées vos données. Nous avons défini une politique de sécurité informatique et nous organisons pour nos équipes des formations sur la protection des données personnelles. Vos données ne sont vues et manipulées que par les membres du personnel autorisés.

Tous nos membres du personnel appliquent le Code de conduite d’IDA Foundation. Cela signifie que nos équipes s’engagent à respecter la législation, la réglementation et les codes de conduites applicables, et à adopter un comportement éthique.


Pendant combien de temps stockons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire. Dans certains cas, la durée de stockage des données est définie par la loi. Quand ce n’est pas le cas, nous définissons cette durée en fonction de nos besoins au moyen d’un échéancier.

Ainsi, les dossiers de nos clients sont conservés pendant au moins sept ans après la fin de leur collaboration avec IDA Foundation. Un devis qui n’a pas été validé est habituellement supprimé après quelques mois.

Avec qui partageons-nous vos données ?

Vos données sont stockées en interne, dans nos systèmes, aux fins de nos activités commerciales. Nous partageons vos données avec des tiers uniquement si la loi nous y contraint, et toujours dans le cadre de nos activités commerciales. Vos données peuvent être stockées sur un système externe (prestataires de services informatiques, ou MailChimp si vous avez donné votre accord pour recevoir notre lettre d’informations). IDA Foundation gère ces données, qui ne sont pas utilisées par les prestataires en question.

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données aux autorités en cas d'obligation juridique.

Quels droits pouvez-vous exercer ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la Loi relative à la protection des données de 2018 vous confèrent des droits sur vos données personnelles.

  • Si vous avez autorisé le traitement de vos données, vous avez le droit (dans certaines circonstances) de vous rétracter à tout moment, sans que cela ne remette en cause le caractère licite du traitement qui a précédé votre rétractation.
  • Si vous estimez que nous n’avons pas rempli les obligations prévues par le RGPD concernant vos données personnelles, vous pouvez déposer une réclamation auprès de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl, tél. : 0900-2001201), l’autorité compétente aux Pays Bas.
  • Droit d’accès et de modification : Vous pouvez demander à connaître les données personnelles que nous traitons et qui vous concernent. Vous pouvez également demander à ce que celles-ci soient corrigées ou effacées.
  • Dans certains cas et sous certaines conditions, vous avez le droit de voir les données personnelles que nous possédons à votre sujet supprimées.
  • Restrictions en matière de traitement : si vous estimez que la manière dont nous traitons vos données ne respecte pas les dispositions juridiques applicables, ou que les données que nous traitons ne sont pas correctes, vous pouvez demander à ce que leur traitement fasse l’objet de restrictions. Les données en question pourront alors ne plus être traitées par nous.
  • Portabilité des données Vous pouvez demander une copie des données personnelles que vous nous avez communiquées dans le cadre de l’exécution d’un accord conclu avec nous ou en nous donnant l’autorisation de les utiliser. Cette possibilité concerne uniquement les données personnelles que vous nous transmettez, et non les données fournies par des tiers. Cette possibilité vous permet aussi de facilement transmettre les données vous concernant à une autre partie.

Utilisation du site web d’IDA Foundation

Nous mettons tout en œuvre pour protéger le droit à la vie privée des visiteurs de notre site web.

Cookies et Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics pour analyser l’utilisation de notre site web. Google Analytics génère des informations générales et statistiques au moyen de cookies stockés dans le système des visiteurs de notre site. Nous ne collectons aucune donnée personnelle, et nous utilisons le résultat des analyses pour élaborer des rapports sur l’utilisation de notre site web. Les informations correspondantes sont stockées par Google. Cliquez ici pour consulter la politique de confidentialité de Google. La plupart des navigateurs vous permettent de rejeter tous les cookies. D’autres rejettent uniquement les cookies de tiers. Merci de noter que le fait de bloquer les cookies peut avoir des répercussions négatives sur l’ergonomie d’un grand nombre de sites web.

Sites tiers

Notre site web contient des liens renvoyant vers d’autres sites. Nous ne sommes pas responsables des politiques de respect de la vie privée ni des pratiques de ces sites tiers.

Réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn)

Vous pouvez nous envoyer un message par l’intermédiaire de Facebook, LinkedIn et Twitter. Ces plateformes nous permettent d’être plus réactifs et de partager avec vous les dernières nouvelles relatives à IDA Foundation, si vous avez choisi de suivre notre actualité. À tout moment, vous pouvez choisir de ne plus suivre IDA Foundation.

Votre utilisation des réseaux sociaux relève de votre seule responsabilité. La présente Déclaration ne s’applique pas à la manière dont les réseaux sociaux traitent les données personnelles que vous leur communiquez. Veuillez noter que de nombreux acteurs des réseaux sociaux ont leur siège à l’extérieur de l’Union européenne et stockent les données personnelles hors de l’Union européenne. La réglementation de l’Union européenne en matière de respect de la vie privée ne s’applique pas à ce cas-là. Nous vous conseillons de consulter la politique de confidentialité de ces plateformes pour en savoir plus sur la manière dont ils traitent vos données personnelles.

Révision de la présente Déclaration

La législation relative au respect de la vie privée n’est pas figée et doit être régulièrement actualisée. La présente Déclaration sera révisée en cas de nouveaux développements, par exemple en cas de modifications de nos activités commerciales, ou de nouvelles dispositions juridiques. Notre site web présente la version la plus récente de notre Déclaration. Nous pouvons également vous informer de façon rétroactive des modifications apportée à notre Déclaration par l’intermédiaire de notre page présentant nos actualités.

Des questions ?

Si vous avez des questions relatives à la présente Déclaration, veuillez contacter privacy@idafoundation.org

La présente Déclaration relative à la protection des données (IC900B, v1.1) a été actualisée le 27 juin 2018.